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Dr. Stefanie Kamke ist Frauenärztin in Bremen und seit ihrer Jugend begeisterte Seglerin. Mit ihrem Partner segelt sie im Urlaub auf der gemeinsamen Swan 48 VELLAMO, mit der er als Skipper für den Kojencharteranbieter SEGELWEGE unterwegs ist. Dazwischen ist sie immer wieder auf anderen Yachten und in wechselnden Revieren anzutreffen. Stefanie gehört als medizinische Beraterin und Autorin zur BLAUWASSER.DE-Stammredaktion.
Die Herausforderung mit der Post auf Langfahrt
Jeder Langfahrtsegler kennt die Herausforderung: Während eines Segeltörns kann der Briefkasten zuhause überquellen. Viele Segler fragen daher Freunde, Verwandte oder Nachbarn, ob sie die Postwurfsendungs- und Briefe-Haufen im Kasten zumindest irgendwo stapeln können. Bearbeitet wird der Stapel dann nach der Rückkehr.
Einige Sendungen, die im Briefkasten gelandet sind, entpuppen sich im Nachhinein oft als irrelevant. Andere wiederum sind wichtig und müssen – manchmal auch verbunden mit der Einhaltung von Fristen – bearbeitet werden. Welche Lösungen für die Post gibt es also, wenn Segler mal länger unterwegs sein wollen?
Einen Nachsendeservice einrichten, um die Post an eine neue Adresse umzuleiten
Vorab gilt: In den meisten Fällen ist ein Nachsendeservice für die Post unvermeidbar. Die Post mit dem Nachsendeservice (früher Nachsendeauftrag) an eine neue Adresse zu versenden ist vielen bekannt. Hier gibt es dennoch einige Fallstricke zu beachten.
Nachsendeservice für die Briefpost
Bei Einrichtung eines Nachsendeauftrags ist zu beachten, dass es in Deutschland neben der Deutschen Post inzwischen auch lokale Zustelldienste gibt. So muss häufig nicht nur bei der Deutschen Post ein Nachsendeauftrag gestellt werden, sondern, sofern überhaupt möglich, auch bei den anderen lokalen Postdienstleistern.
Das Einrichten des Nachsendeservice ist kostenpflichtig, die Kosten sind für Privat- und Geschäftskunden unterschiedlich. Bei Nachsendungen ins Ausland können noch Extragebühren der ausländischen Postzusteller hinzukommen.
Bei Citipost kann online für zwölf Monate ein Nachsendeantrag im Inland beauftragt werden. Andere, häufig nur lokal agierende Briefdienstleister wie zum Beispiel postcon oder Pin Mail AG, lassen gar keine oder nur Nachsendungen im jeweiligen Liefergebiet zu. Post, die hierüber versendet wurde, kommt also eventuell nicht an.
Weitergeleitet werden je nach Dienst/Anbieter Postkarten und Briefe inklusive Groß- und Maxi-Briefen, Briefsendungen mit Zusatzbezeichnungen wie „Einschreiben“ oder „Nachname“, Waren- und Büchersendungen, Werbesendungen oder Zeitungen in Hüllen und Telegramme.
Nicht weitergeleitet werden Briefe mit einer Vorausverfügung des Absenders. Also Post mit dem Vermerk „nicht nachsenden“ oder „bei Umzug mit neuer Anschrift zurück“. Leider sind das oft Briefe von Behörden, Versicherungen oder Banken. Hier ist es daher sinnvoll, die Adressänderung im Vorfeld bekannt zu geben.
Pakete und Päckchen
Bei Paketen und Päckchen sieht es ähnlich aus wie bei der Briefpost. Der Anbieter DHL leitet diese auf Wunsch weiter. Dies kann im Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post entsprechend ausgewählt werden. Die Kosten fallen pro Paket an. Eine Nachsendung ins Ausland ist nicht möglich.
Komplizierter wird es, wenn Pakete über andere Paketdienste wie Hermes, UPS, DPD oder GLS versendet werden. Hier besteht – wie bei DHL auch – meist die Möglichkeit, eine Benachrichtigung für eine geplante Zustellung per E-Mail oder App zu erhalten und die versendeten Pakete online an eine andere Adresse umzuleiten. Im Vorfeld lässt sich das allerdings nicht einrichten.
Daher ist in jedem Fall hilfreich, zum Beispiel bei Bestellungen, online gleich eine sinnvolle Lieferadresse anzugeben und Freunden und Familie zu sagen, dass sie private Pakete am besten direkt an den aktuellen Standort oder die Nachsendeadresse versenden mögen. Oder wenigstens über DHL. Das erleichtert die Logistik ungemein. 🙂
„Familien- oder Freundeservice“ zum Nachsenden von Post
Das Einfachste ist, Familie oder gute Freunde zu bitten, die Post zu sammeln und nach wichtigen Sendungen durchzuschauen. Sollte der reale Briefkasten für die Zeit der Abwesenheit bestehen bleiben, dann braucht es dafür noch nicht mal einen Nachsendeauftrag. Es reicht aus, wenn eine Person des Vertrauens den Briefkasten regelmäßig leert.
Ist man länger unterwegs, reicht es nicht aus, wenn der Briefkasten geleert und die Post zuhause gelagert wird. Die Sendungen müssen auch gesichtet und gegebenenfalls geöffnet, nach wichtig und unwichtig sortiert und vielleicht auch weitergeleitet werden. Dabei hilft es, wichtige Post zu scannen und per E-Mail zu versenden.
Tipp: Erstmal nur mit dem Smartphone Fotos der Umschläge machen und sich beispielsweise über eine Messenger-App wie Whatsapp zusenden lassen. Die Entscheidung, was geöffnet werden soll und was nicht, liegt dann beim Empfänger und erspart dem Helfer Arbeit!
Wichtige Dokumente oder auch Unterlagen wie neue Kreditkarten oder Pässe können per Post zum Beispiel an ein Marinabüro weitergeleitet werden. Manchmal werden auch ganze Post- und Paketstapel von Freunden oder Familienmitgliedern, die zu Besuch kommen, mitgebracht. Hier gibt es unzählige Optionen und es lässt sich für jeden eine passende individuelle Lösung finden. In jedem Fall ist eine Person vonnöten, der vertraut wird und die bereit ist, den Aufwand auf sich zu nehmen.
Posts-Scan-Anbieter. Lösung für Post an Bord
Soll die mitunter recht aufwändige Postarbeit keinem Freund zugemutet werden, gibt es inzwischen diverse kommerzielle Anbieter. So genannte Postscan-Firmen bieten einen Scan-, Sammel- oder Weiterleitungsservice an. Allen gemeinsam ist, dass die Briefpost mittels Nachsendeauftrag an eine Postscanfirma weitergeleitet und dort verarbeitet wird.
Wichtig: Als Grund für die Nachsendung „Vorübergehende Abwesenheit“ eingeben und Pakete und Päckchen ausschließen, da diese in der Regel NICHT bearbeitet oder gelagert werden. Hierfür muss eine andere Lösung im privaten Bereich gefunden werden.
Die Briefpost wird von den Scan-Firmen je nach Angebot und ausgewählter Leistung entweder im Umschlag gescannt und auf Auftrag geöffnet oder direkt geöffnet und vollständig eingescannt. Wenn neue Post vorliegt, wird eine Benachrichtigung per Mail oder App versendet. Die Originale werden auf Wunsch aufgehoben, an Wunschadressen weitergeleitet oder vernichtet. Die Weiterleitung von Originaldokumenten erfolgt meist im Rahmen einer Sammelsendung, maximal einmal monatlich.
Einigen Firmen wie zum Beispiel Caya oder Dropscan weisen jedem Kunden eine physikalische Postbox-Adresse zu. Diese kann auch Behörden, Banken oder sonstigen Firmen direkt als neue Postadresse mitgeteilt werden, sodass Briefe mit Vorausverfügung auch bei der Postscan-Firma landen.
Bei der Wahl der Firma sollten die Preise, die Laufzeiten und die Leistungen verglichen werden. Insbesondere bei den Kosten für Archivierung und Weiterleitung der Originalpost unterscheiden sich die Anbieter zum Teil deutlich. Auch sollte darauf geachtet werden, dass nach den deutschen Datenschutzgesetzen gehandelt wird und die Firma die Post in Deutschland bearbeitet.
Post-Scan-Anbieter: Dropscan
Der bisher größte Digitalisierungsservice besticht durch seine vielen Möglichkeiten der Individualisierung beim Scan der Post und der flexiblen Nutzung. Dropscan scannt auf Wunsch beispielsweise zunächst nur die Umschläge ein und lässt den Kunden dann auswählen, welche Post überhaupt geöffnet und vollständig eingescannt werden soll. Das ist auch sinnvoll, weil nicht das gesamte Öffnen und Scannen der Post im Preis inklusive ist. Insgesamt ist Dropscan zwar einer der teuersten Anbieter, allerdings mit der größten Bandbreite an Leistungen.
Post-Scan-Anbieter: Caya
Seit 2017 auf dem Markt hat sich der Digitalisierungsservice mit Sitz in Berlin inzwischen einen sehr guten Namen gemacht. Im Vergleich zu anderen Anbietern ist Caya recht kostengünstig. Die Server in Deutschland und die Anwendung des Tools über Browser und App auf Tablet und Smartphone machen Caya interessant. Entgegen dem Verfahren bei Dropscan wird nicht zuerst nur der Umschlag eingelesen. Caya öffnet immer sämtliche Post, scannt sie vollständig ein und stellt sie digital zur Verfügung.
Post-Scan-Anbieter: E-Post
Der Digitalisierungsservice der Deutschen Post kommt im Vergleich zu den großen Anbietern etwas verstaubt daher. Die Registrierung erfolgt online, läuft dann aber über das Post-Ident-Verfahren, was es kompliziert macht. Auch sind die Auswahlmöglichkeiten, was gescannt werden soll und wie oft und wohin etwas weitergeleitet werden soll, sehr eingeschränkt. Insgesamt also eher eine Ergänzung zur normalen Briefpost als eine echte Alternative.
Post-Scan-Anbieter: Dogado
Das 2001 gegründete Unternehmen mit Sitz in Dortmund ist ein führender Web- und Cloud- Hosting-Spezialist. Neben den Produkten Websites und Hosting, Domains und E-Mail- oder IT-Lösungen bietet Dogado über die Partnerfirma REISSWOLF einen Digitalisierungsservice für Briefsendungen an. Ein entscheidender Nachteil ist allerdings, dass Post, die als persönlich/vertraulich markiert ist, nicht gescannt, sondern nur weitergeleitet wird. Es kann also nicht, wie zum Beispiel bei Dropscan, nach Sichtung des Umschlags selbst entschieden werden, ob die Post geöffnet und gescannt werden soll, sondern nur, ob sie archiviert oder weitergeleitet werden soll.
Die Archivierung der Originale erfolgt bei Dogado kostenfrei über zehn Jahre. Eine vorherige Vernichtung vor Ablauf der Zehn-Jahres-Frist ist nicht möglich. Wer also nicht möchte, dass seine Originale so lange irgendwo lagern, muss sich von Dogado kostenpflichtig alle weiterleiten lassen.
Post-Scan-Anbieter: Clevver.io
Die deutsche Firma Clevver.io kommt eigentlich aus der Sparte „Virtuelle Büros für Geschäftskunden weltweit“. Inzwischen wird aber mit ClevverMail auch ein Postdigitalisierungsservice angeboten. Interessant ist hier vielleicht, dass keine deutsche Adresse hinterlegt werden muss, sondern für die Postzustellung eine Geschäftsadresse an einem von 61 weltweiten Standorten generiert werden kann. Für Segler, die länger in ein und demselben Land unterwegs sind und eine lokale Adresse zur Zustellung von Briefen oder Paketen benötigen, ist dieser Anbieter durchaus eine Option.
Wer ClevverMail „klassisch“ wie die anderen Postscan-Firmen über einen Nachsendeauftrag in Deutschland nutzen möchte, der beantragt am besten eine Adresse in einer der angebotenen deutschen Städte wie Berlin, Frankfurt, Hamburg, Köln oder München. Der Vorteil von ClevverMail ist, dass an den Standorten auch Pakete empfangen und an beliebige, auch wechselnde Adressen weltweit weitergeleitet werden können.
Vorsicht ist allerdings bei ClevverMail bei den Kosten geboten. Die Basiskosten sind abhängig von der gewählten Stadt und es gibt versteckte Kosten. Zum Beispiel ist, je nach Tarif, nur der Scan einer begrenzten Anzahl von Briefen pro Monate inklusive. Jeder weitere Scan kostet extra. Auch die Weiterleitung von Briefen und Paketen wird entsprechend der Größe und Adresse zusätzlich berechnet.
Fazit
Insgesamt gibt es inzwischen einige Möglichkeiten, unterwegs auch an Post und wichtige Dokumente zu kommen. Am leichtesten und meist auch vertrauensvollsten ist sicherlich immer noch die Kommunikation über Familie oder gute Freunde. Aber auch in allen anderen Fällen finden sich inzwischen gute, sichere und zum Teil sehr flexible und kostengünstige Anbieter. Selbst wenn die Schneckenpost schon oft totgesagt wurde – vermutlich werden wir auch in weiter Zukunft noch Briefe „zu Fuß“ erhalten. An Bord dann eben über einen kleinen Umweg.
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